ERP KARAT

DMS

Kompletní správa dokumentů

Řešení DMS (Document Management System) přináší plnou podporu pro správu firemních dokumentů. Cílem řešení je uspořádat požadované firemní dokumenty do přehledné struktury dle firmou stanovených kritérií. Dále opatřit tyto dokumenty základním popisem, vhodným pro jejich následné vyhledávání a integrovat jejich správu do vlastního řešení IS KARAT. Současně získá uživatel nástroje pro podporu skenování, archivace a skartace dokumentů.


Základní charakteristika, popis řešení

Modul DMS rozšiřuje standardní správu příloh o možnost uspořádat elektronické dokumenty uložené v IS KARAT do přehledné struktury, opatřit je strukturovaným popisem (metadaty) a na základě jejich hodnot dokumenty rychle v systému vyhledávat. Pro doposud v systému neuložené dokumenty modul umožňuje vytvořit na základě navržené struktury metadat uživatelské agendy dokumentů a k jejím záznamům elektronické dokumenty přiřadit. V konečném důsledku je tedy možné ve vytvořeném systému uspořádat veškeré existující firemní dokumenty, a to dle firmou požadovaných kritérií.

Součástí DMS je nástroj pro skenování a zpracování naskenovaných dokumentů (definice skenovacích míst, opatření naskenovaného dokumentu základními údaji, přiřazení naskenovaného dokumentu k existujícímu dokladu nebo záznamu, vytvoření dokladu nebo záznamu do prvotní evidence s využitím existujících metadat dokumentu). DMS obsahuje i předdefinovanou agendu umožňující opatřit naskenované dokumenty základními informacemi využitelnými pro archivaci a skartaci a funkce, umožňující řídit skartaci dokumentů ve firmě.

Hlavní přínosy pro zákazníka/uživatele

  • Definovatelné množství agend dokumentů
  • Definovatelné popisné údaje
  • Prezentace nestrukturovaného obsahu dokumentů prostřednictvím metadat
  • Metadata mohou procházet napříč všemi standardními evidencemi
  • Možnost vyhledávání dokumentů z jednoho místa

Zvláštností řešení v IS KARAT je možnost opatřit popisnými metadaty nejenom přiložené dokumenty, ale i záznamy z prvotních evidencí, a tak v konečném důsledku umožnit vyhledávat napříč metadaty nejenom existující dokumenty ale i prvotní doklady (faktury, objednávky,).

Kompletní servis ICT Služeb

Po více než 20 letech zkušeností máme jasnou představu o korektním a optimálním fungování ICT. Vytváříme čisté systémy, snadno přizpůsobitelné vašim požadavkům.